WhatsApp am Firmenhandy? Ja, das geht!

by Roland Geldner | Sep 24, 2018

„WhatsApp auf dem Diensthandy laut EU-Datenschutz verboten” verkündeten unlängst die Tageszeitungen Kurier, Standard und andere.
Damit wird eine Frage gestellt, die viele Unternehmen und die Benutzer deren Telefone nicht wenig beschäftigt.
Der Kurier rechtfertigt diesen Artikel mit Verweis auf eine Information der Wirtschaftskammer, welche wiederum auf eine Information des „Bayerischen Landesamtes für Datenschutzaufsicht” verweist.
Diese Art von Berichterstattung scheint doch recht fragwürdig, besonders da das in der Überschrift erwähnte „Verbot” nirgendwo je wieder erwähnt wird.
Sieht man sich den Text der DSGVO genauer an, wird schnell klar, dass ein solches Verbot gar nicht existiert.

Wo liegt denn das Problem mit Unternehmensdaten und WhatsApp?
Das Problem liegt vor allem in der Synchronisation der beruflichen Kontaktdaten.
Wer WhatsApp auf seinem Smartphone nutzt, gewährt zumeist WhatsApp Zugriff auf sein Adressbuch. Somit erhält der US-Konzern auch Telefonnummern von Firmenkontakten, die eben auch im Adressbuch aufscheinen.
Der Datenschutzverstoß rührt also daher, dass Firmenkontaktdaten an WhatsApp weitergeleitet werden.
Die DSGVO legt aber fest, dass jede Datenverarbeitung von personenbezogenen Daten erst einmal verboten ist, es sei denn, es wird ausdrücklich erlaubt.

Darf man also Messenger wie WhatsApp auf dem Firmentelefon verwenden?
Die Antwort lautet, unter der Bedingung, dass Unternehmensdaten, die am Firmentelefon liegen, nicht von WhatsApp oder anderen Applikationen weitergegeben werden, ja.
Denn nur wenn Firmendaten weitergegeben würden, läge ein Datenschutzverstoß vor.
Es gilt in dem Zusammenhang sich nicht von halbherzig recherchierten Artikeln verunsichern zu lassen.

Wie kann ich als Unternehmen einen Datenschutzverstoß vermeiden?
Die Lösung ist ein Daten-Container am Handy. Daten-Container sind geschützte Bereiche, die zum Beispiel Firmendaten trennen und schützen.
Eine solche Lösung verhindert die Synchronisation von Firmendaten  innerhalb des Containers mit Apps außerhalb dieses Containers.
Werden alle Firmendaten in den geschützten Bereich gepackt, kann kein Abgleich mit den Kontaktdaten aus dem Adressbuch außerhalb des Containers stattfinden.
WhatsApp und andere Applikationen können genutzt werden ohne gegen die DSGVO zu verstoßen.
Professionell implementierte  „Enterprise Mobility Lösungen“ gewährleisten DSGVO Konformität ebenso wie produktives Arbeiten. ACP X-tech bietet hier kompetente Beratung und Lösungen, die zum Unternehmen passen und produktives Arbeiten fördern.

Warum überhaupt WhatsApp und private Datenverarbeitung am Firmentelefon?
Die Erfahrungen der letzten Jahre haben gezeigt, dass Messenger Applikationen und Soziale Medien nicht nur für den Mitarbeiter persönlich, sondern auch für die Zusammenarbeit im Unternehmen wesentliche Instrumente sind.
Seinen Wissensarbeitern kein Smartphone zuzugestehen, die private Nutzung dessen einzuschränken und den Einsatz von Messenger Apps sowie Soziale Medien zu verhindern, hat immer unangenehme Konsequenzen.
Firmentelefone, die nicht genutzt werden und in Schreibtischladen verschwinden, weil sie dem Mitarbeiter keinen Mehrwert bieten, können Unternehmen hohe Kosten verursachen und sorgen für Unmut im Unternehmen.
Ein moderner Arbeitsplatz mit funktionierenden Geräten hilft in Zeiten des „Fachkräftemangels“ jeder HR Abteilung neue Mitarbeiter für das Unternehmen zu gewinnen.

Fazit:
Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten ist ein heikles Thema.
Wer sich von Experten beraten lässt, kann im Unternehmen modernes und produktives Arbeiten ermöglichen.
Ein moderner mobiler Arbeitsplatz ohne das Vertrauen seiner Kunden zu missbrauchen, gegen Gesetze zu verstoßen.
Ein moderner mobiler Arbeitsplatz der Mitarbeiter wie eine wertvolle Ressource behandelt, anstatt diese bei der beruflichen oder privaten Datenverarbeitung zu behindern.

Autor: Roland Geldner

Roland Geldner | IT Infrastruktur Architekt bei ACP X-Tech

Roland Geldner unterstützt Unternehmen und Organisation dabei die richtigen Entscheidungen bezüglich Ihrer IT Infrastruktur zu treffen. Der Fokus liegt dabei bei den Themen „Data Delivery”, Mobilität, „Application Delivery”, Hochverfügbarkeit, Sicherheit und Betriebsführung. Dem Erstellen und Verifizieren langfristiger Strategien und dem Planen und Umsetzen von Projekten wird dabei dieselbe Bedeutung eingeräumt wie der Betriebsplanung und der Betriebsunterstützung. Roland Geldner verfügt über 25 Jahre internationale Erfahrung als IT Architekt und Trainer in deutscher, englischer und slowakischer Sprache.