Professionelles On- und Offboarding: So automatisieren Sie den Employee Life Cycle

by Christoph Heichinger | Jul 09, 2018

 Es ist schwierig genug, gute Mitarbeiter zu finden. Talente zu binden, ist oft noch problematischer. Da der erste Eindruck, den ein neuer Mitarbeiter vom Unternehmen erhält, dafür enorm wichtig ist, rückt professionelles Onboarding immer mehr ins Zentrum von Aktivitäten der HR-Abteilung, die auch für die saubere Trennung von Mitarbeitern vom Unternehmen sorgen soll. Lesen Sie im folgenden Beitrag, wie Sie On- und Offboarding – jenseits von meist schlecht funktionierenden E-Mail-Prozessen – etwa mit Hilfe von einem Identity & Access Management-System automatisieren und gleichzeitig das Sicherheitslevel im Unternehmen steigern können.

Es gibt kaum ein Unternehmen, das nicht unter dem Fachkräftemangel leiden würde. So stieg laut der EY-Studie Fachkräftemangel im österreichischen Mittelstand der Anteil jener Unternehmen, die dieses Problem als Gefahr für die Entwicklung des eigenen Betriebs sehen, innerhalb eines Jahres von 48 auf 59 Prozent.

Zu dem Problem, gute Mitarbeiter zu finden, gesellt sich die Herausforderung, Talente, die sich einmal für das Unternehmen entschieden haben, so in die Organisation zu integrieren, dass diese nicht schnell enttäuscht sind und sich gleich bei der erstbesten Gelegenheit verabschieden, um etwa beim Mitbewerb anzuheuern.

Eine erfolgreiche Mitarbeiterbindung beginnt schon vor dem ersten Arbeitstag und sollte entsprechend gestaltet sein – denn bekanntlich zählt der erste Eindruck.

So binden Sie mit professionellem Onboarding neue Mitarbeiter ein

Onboarding beschreibt das Einstellen eines neuen Mitarbeiters und alle Maßnahmen, welche die Integration fördern. Zu den goldenen Regeln des Onboarding gehören etwa ein Willkommensgeschenk, eine persönliche Tour durch das Bürogebäude, Face-to-Face-Gespräche mit den künftigen Kollegen und vieles mehr.

In der Praxis zeigt sich aber oft, dass Neuankömmlinge am ersten Arbeitstag vor einem ratlosen Empfang stehen, kein Basisequipment wie Büroausstattung oder digitale Devices mit den notwendigen Applikationen bereitgestellt ist oder die Verantwortlichen nicht erreichbar sind. Zwar hat die HR-Abteilung rechtzeitig E-Mails ausgeschickt, aber deren Inhalt ist in der Regel bis zum Ankunftstag meist vergessen.

Das Zauberwort heißt Automatisierung

Aktuelle Studien zeigen, dass nur 12 Prozent der Unternehmen auf Software-Unterstützung beim Onboarding setzen, obwohl alle großen HR-Softwareplattformen von SAP oder Oracle Tools für den Onboarding-Prozess bieten. Automatisierung geht jedoch auch einfacher. Hier ein paar Tipps:

  • Abkehr von einem E-Mail-Prozess, der in der Praxis so gut wie nie funktioniert
  • Nutzung von Standard-Formularen im Intranet
  • Verwendung von Checklisten
  • Automatisierung in den technischen Systemen

Zur Automatisierung gehört auch, dass die Daten und Rechte der neuen Mitarbeiters schon vor dem ersten Arbeitstag erfasst und etwa in Microsoft SharePoint angelegt werden. Dabei ist wichtig, dass die Informationen zu den richtigen Stellen gelangen, wie IT-Abteilung oder Facility Management, ohne dafür E-Mails ausschicken zu müssen. Sensible Daten des neuen Mitarbeiters wie Gehalt und Boni bleiben hingegen in den Systemen der HR-Abteilung.

Mit einem Identity & Access Management-System mehrere Herausforderungen auf einmal lösen

Ein Identity & Access Management System (IAM) besitzt den großen Vorteil in der Automatisierung vieler Prozesse sowie in der Zentralisierung der Verwaltung. Die wichtigsten Funktionen des IAM sind Authentifizierung und Autorisierung der Benutzer.

So muss ein neuer Mitarbeiter nur einmal angelegt werden (etwa im System der HR-Abteilung). Alle angeschlossenen Systeme nutzen diese Daten in der Benutzerverwaltung und sind ohne weitere Administration sofort einsatzbereit. Beispielsweise werden hier alle Accounts, Berechtigungen und mitarbeiterbezogene Daten nach den hinterlegten Regeln angelegt.

IAM-Systeme helfen zudem, das Sicherheitslevel des Unternehmens zu steigern, was gerade in Zeiten der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) von enormer Wichtigkeit ist.

Denn kompromittierte Login-Daten und Zugangsberechtigungen dienen oft als Einfallstor ins Unternehmensnetzwerk. IAM schützt die Firmen-Daten und -Assets gegen Bedrohungen wie Ransomware, Phishing, Malware und ganz generell gegen kriminelle Hacker.

IAM zeigt auch, wenn die Loyalität eines Mitarbeiters zu bröckeln beginnt. Typische Anzeichen sind, wenn große Datenmengen heruntergeladen werden oder sich ein Mitarbeiter vermeintlich von Linz aus in das Unternehmensnetzwerk anmeldet und fünf Minuten später von Rio de Janeiro aus. Hier wird das Rechtemanagement des IAM, das nahezu in Echtzeit funktioniert, tätig und kappt die kompromittierte Verbindung zum Unternehmen.

Mit Offboarding für eine saubere Trennung sorgen

Ob einvernehmlich oder wenn Gefahr in Verzug ist: IAM unterstützt auch, wenn das Verhältnis zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber aufgelöst wird. Um den automatisierten Prozess zu gegebener Zeit anzustoßen, muss die HR-Abteilung nur den letzten Arbeitstag und den Zeitpunkt der Equipment-Abgabe eintragen, sobald diese definiert sind.

Um zu vermeiden, dass User auch nach dem Ausscheiden Zugriff auf sensible Unternehmensdaten haben oder diese etwa zu einem neuen Arbeitgeber mitnehmen, haben sich beim professionellen Offboarding folgende drei Schritte bewährt, wobei IAM eine zentrale Rolle spielt.

  • Schritt 1: Stellen Sie die Rückgabe von sämtlichem Unternehmenseigentum sicher. Das umfasst u.a. Laptop, Telefon, Sicherheitsausweis, Schlüsseln, Kundenlisten und Kreditkarten.
  • Schritt 2: Unterbinden Sie den Zugriff auf Unternehmenssysteme und -Daten. Dazu gehört u.a. das Sperren von Log-Ins, die Deaktivierung von geteilten Ressourcen und eventuell das Zurücksetzen der Passwörter für sämtliche geteilte Accounts, falls das Ausscheiden des Mitarbeiters nicht einvernehmlich war.
  • Schritt 3: Deaktivieren Sie sämtliche Fernzugriffs-Werkzeuge, wie Office365-Log-Ins, Remote Desktop oder VPN. Falls geboten (und möglich), löschen Sie Daten auf mobilen Geräten wie Telefonen oder Tablets via Fernzugriff.  

Fazit: Automatisierter Beginn, automatisiertes Ende

Ein professionelles, automatisiertes Onboarding sorgt dafür, dass sich neue Mitarbeiter rasch einleben und schnell produktiv arbeiten können. Ein Identity Management-System unterstützt dabei und hilft zudem sicherzustellen, dass Unternehmensdaten nicht in falsche Hände geraten, wenn die Loyalität gegenüber dem Arbeitgeber in Brüche gehen sollte.

Das gleiche gilt, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt: Das Offboarding sollte ebenso professionell und automatisiert ablaufen, um die Trennung für beide Seiten optimal zu gestalten. Denn bekanntlich zählt der erste Eindruck – der letzte aber bleibt.

 

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Autor: Christoph Heichinger

Leitung Business Unit Cloud